取材・インタビューの依頼メールの制作ポイントは？承諾いただくコツも解説

インタビュー記事は、企業や人物の魅力を読者に伝える効果的な手段です。しかしインタビュー記事を作成するためには、インタビューを行う対象（インタビュイー）に対してアポイントを取る必要があります。

そこで本記事では取材先の選定から依頼書の作成、インタビュー当日の心構えまで、インタビュー記事作成の基本的なステップや、取材先へ送る依頼の文面について詳しく解説します。承諾を得るためのコツについても紹介するので、これからインタビュー記事の作成を検討されている方はぜひ参考にしましょう。

取材・インタビュー記事依頼の基本4ステップ

取材・インタビュー記事を作成する際、依頼する側としては次の4つのステップを踏む必要があります。

1. 取材先の選定

2. 取材依頼書の作成

3. 取材先へのメールを送る

4. 質問内容の共有

それぞれのステップを丁寧に進めることで、取材先との円滑なコミュニケーションが可能となり、質の高い記事作成につながります。

1. 取材先の選定

取材先を選定する際は、自社やメディアの目的に合致した人物や企業を探すことが重要です。例えば、新しい技術やサービスについて紹介したい場合は、その分野の専門家や先駆的な取り組みを行っている企業が適しています。

また読者の関心が高いテーマであることはもちろん、これから注目されそうな話題を持っている取材先や注目されている人物を選ぶことで、記事の訴求力を高めることができます。

2. 取材依頼書を作成

取材依頼書は、取材先に対して取材の目的や概要を伝える重要なドキュメントです。依頼書には、以下の内容を明確に記載しましょう（詳細は後述します）。

• 自社の紹介や掲載予定メディア

• 取材の目的やテーマ

• 取材の概要（日時や場所、所要時間など）

• 当日の流れや謝礼について

• 連絡先について

依頼書を作成する際は、取材先の立場に立って、すぐに理解ができる簡潔な文章を心がけることが大切です。

3. 取材先へのメールを送る

取材依頼書ができたら、取材先へのメールを送りましょう。メールの件名は「【取材依頼】〇〇について」など、具体的かつ明確に記載します。本文には、取材依頼書の内容を簡潔にまとめ、添付ファイルとして依頼書を付けます。

また取材先の都合を考慮し、複数の日時を提案することで、スムーズな日程調整が可能です。

4. 質問内容の共有

取材が確定したら、質問内容を事前に取材先と共有しておくことが重要です。

事前の取材内容の共有により、取材先は回答の準備ができ、より充実した内容の取材が期待できます。質問内容は取材のテーマに沿ったものを用意し、順序立てて整理しておきましょう。また取材中に思いついた質問や、深掘りしたい点があれば、臨機応変に対応することも大切です。

取材・インタビュー記事の取材依頼書、メールの作成ポイント【例文付き】

取材依頼書やメールを作成する際は、取材先に対して、自社やメディアの情報、取材の目的、概要などを明確に伝えることが重要です。

盛り込むべき内容としては、主に次の6つです。

1. 自社・メディアについて

2. 取材の目的と内容

3. 取材の概要

4. 取材の当日と公開までの流れ

5. 謝礼について

6. 連絡先について

以下に、依頼書やメールに含めるべき内容と例文を示します。

自社・メディアについて

取材先に自社やメディアについて簡単に紹介します。会社概要、メディアの特徴、読者層などを簡潔に説明しましょう。

例文： 「弊社は、〇〇業界に特化したWebメディア『△△』を運営しております。主に、業界の最新トレンドや先駆的な取り組みを行っている企業様へのインタビュー記事を掲載しており、月間◇◇万PVを獲得しています」

取材の目的と内容

取材の目的と、どのような内容の記事を作成するのかを明確に伝えます。取材先の専門性やユニークな取り組みに言及すると効果的です。

例文： 「今回の取材では、貴社の□□に関する取り組みについて、詳しくお伺いできればと考えております。特に、●●の点に着目し、業界全体への影響や今後の展望などを中心に、インタビュー形式で記事を作成したいと思います」

取材の概要（日時、場所、所要時間、撮影の有無など）

取材の具体的な日時、場所、所要時間、撮影の有無などを明記します。オンラインでの取材の場合は、使用するツールや接続方法についても説明しましょう。

例文： 「取材は、対面またはオンライン（ZoomもしくはGoogle Meet）にて行わせていただきたく存じます。所要時間は約60分を予定しております。対面の場合は、貴社へ訪問させていただきます。また、記事内に写真を掲載させていただきたく、取材時に撮影をお願いできればと考えております」

取材当日の流れと公開までのスケジュール

取材当日の大まかな流れと、記事公開までのスケジュールを伝えます。取材先に安心感を与え、スムーズな進行を促すことができます。

例文： 「取材当日は、まず弊社の概要説明を簡単に行った後、インタビューを進めさせていただきます。インタビュー後は、記事化のため一週間程度お時間をいただき、公開前に原稿を確認していただきます。修正がある場合は、反映後に再度ご確認いただき、了承を得てから公開といたします。」

謝礼について

取材先に対する謝礼の有無や、内容について明記します。謝礼がある場合は、具体的な金額や贈呈方法を説明しましょう。

例文： 「今回の取材に際し、謝礼として〇〇円分の商品券を進呈させていただきます。インタビュー終了後、郵送にてお送りいたします。」

関連記事：取材・インタビュー記事の費用相場｜内訳や外注先の選定方法も解説

連絡先について

取材先からの連絡を受け付ける担当者名と連絡先を明記します。電話番号とメールアドレスを記載し、不明点や変更点があればいつでも連絡いただけるようにしましょう。

例文： 「ご不明な点や日程の変更などございましたら、下記担当者までお気軽にご連絡ください。

株式会社〇〇 △△部 □□（氏名）
TEL: 00-0000-0000 Email: xxxx@example.com」

以上の内容を盛り込んだ取材依頼書やメールを作成することで、取材先に対して丁寧かつ明確に取材の意図を伝えることができます。取材先の立場に立って、分かりやすく誠実な文面を心がけましょう。

取材・インタビューを承諾いただきやすくする7つのコツ

取材・インタビューの依頼を行う際、相手に承諾いただくためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。以下の7つのコツを実践することで、取材先の興味を引き、スムーズに承諾を得ることができるでしょう。

1. 件名は具体的かつ明確に書く

メールの件名は、取材先が一目で内容を理解できるよう、具体的かつ明確に書きましょう。例えば、「【取材依頼】〇〇に関するインタビューのお願い」のように、取材の目的を簡潔に示すことが効果的です。内容のよくわからない曖昧な件名では、開封してもらえない可能性が高くなります。

2. 「A4一枚」に簡潔にまとめる

取材依頼書やメールの本文は、A4用紙1枚程度に収まるよう、簡潔にまとめることが大切です。取材先の時間は限られているため、長文の依頼書を読んでもらえない可能性があります。要点を明確に伝え、詳細は添付ファイルや後続のメールで説明するようにしましょう。

3. しつこくない程度に熱意を込める

取材依頼の文面には、しつこくない程度に熱意を込めることが重要です。取材先に対する敬意と、取材への真摯な姿勢を示すことで、好感を持ってもらえる可能性が高まります。ただし、過度な熱意は逆効果になることもあるため、バランスを考えて表現しましょう。

4. 相手を選んだ理由を具体的に書く

取材先を選んだ理由を具体的に書くことで、相手に対する興味や関心を示すことができます。例えば、「貴社の〇〇の取り組みは業界でも先駆的であり、ぜひ詳しくお話を伺いたいと考えております」のように、取材先の強みや特徴に言及すると効果的です。

5. 日時は具体的に複数提案する

取材の日時は、具体的に複数の候補を提案しましょう。取材先の都合に合わせられるよう、柔軟に対応する姿勢を示すことが大切です。例えば、「以下の日時で取材をお願いできればと存じます。ご都合の良い日時がございましたら、ご教示ください。」と記載し、3～4つの候補を示すと良いでしょう。

6. 掲載記事の構成案をつける

取材依頼書やメールに、掲載記事の構成案を添付することで、取材先に具体的なイメージを持ってもらうことができます。構成案には、記事のタイトル案、主な見出し、予定字数などを含めると効果的です。これにより、取材先は自社や自身の情報がどのように発信されるのかを理解しやすくなります。

7. 丁寧な言葉遣いを心がける

取材依頼の文面は、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。敬語を適切に使用し、誠実な姿勢を示すことが重要です。また、一方的な要求ではなく、取材先の立場に立った表現を心がけることで、好感を持ってもらえる可能性が高まります。

取材・インタビュー記事作成を成功させる3つのコツ

取材・インタビュー記事を作成する際、質の高い内容を確保するためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは記事作成を成功させるためのコツを以下3つ、紹介します。

1. 事前リサーチを行う

2. オンラインの場合は不具合が起こる可能性も考慮に入れる

3. インタビュー終了後にお礼のメールを送る

取材記事の基本的な書き方やレイアウトについては、下記の記事をご覧ください。

関連記事：例文で解説！インタビュー記事の書き方と魅力を高めるコツ・注意点

関連記事：インタビュー記事が映える！魅力的なレイアウトや編集のコツとは

1. 事前リサーチを行う

取材・インタビューを行う前に、取材先について十分なリサーチを行うことが大切です。取材先の事業内容、強み、最近の動向などを把握しておくことで、的確な質問を用意し、より深い話を引き出すことができます。

例えば、取材先の公式Webサイトや発表資料、ニュース記事などを確認し、業界における位置づけや競合他社との差別化ポイントを理解しておきましょう。また、取材先の担当者について、経歴やこれまでの発言などを調べておくことで、インタビューがスムーズに進行します。

2. オンラインの場合は不具合が起こる可能性も考慮に入れる

オンラインでの取材・インタビューが増えている昨今、通信環境やツールに起因する不具合が発生する可能性を考慮に入れておく必要があります。

インタビュー開始前に、通信状況を確認することや使用ツールの操作方法を取材先と共有しておきましょう。また、音声や映像が途切れた場合の対応方法や連絡方法を事前に決めておくことで、スムーズに再開できます。

さらに通信トラブルに備えて、あらかじめ許可を得たうえでインタビューの録音や録画を行うことをおすすめします。これにより、聞き漏らしや理解不足を防ぎ、正確な内容を記事に反映させることができます。

3. インタビュー終了後にお礼のメールを送る

インタビュー終了後、取材先にお礼のメールを送ることはマナーとしてはもちろん、公開までの行程をスムーズに進めるためにも重要です。メールでは貴重な時間を割いていただいたことへの感謝の意を表し、今後の記事公開までのスケジュールを再確認しましょう。

例文： 「本日は、お忙しい中、インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。おかげさまで、貴社の〇〇への取り組みについて、深く理解することができました。いただいた情報を元に、魅力的な記事を作成してまいります。記事の公開は△△日を予定しております。公開前に原稿を送付いたしますので、ご確認いただければ幸いです」

お礼のメールを送ることで、取材先との良好な関係を維持し、将来的な取材依頼もスムーズに行える可能性が高まります。

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この記事では取材先へ送る依頼の文面や、承諾を得るためのコツについて解説しました。この記事を参考に、インタビュー記事の制作を行いましょう。

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